10 Pertanyaan yang Harus Diajukan Sebelum Kontrak Proyek MEP

Sebelum menandatangani kontrak proyek MEP (Mekanikal, Elektrikal, dan Plumbing), Anda perlu mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis guna memastikan proyek berjalan lancar dan sesuai harapan.

Beberapa pertanyaan kunci meliputi cakupan proyek, jadwal pelaksanaan, spesifikasi teknis, biaya, dan klausul penting dalam kontrak.

Berikut 10 pertanyaan yang harus diajukan sebelum menandatangani kontrak proyek MEP:

1. Siapa Manajer Proyek dan Tim Inti di Lapangan?

Anda dapat mengajukan pertanyaan tersebut untuk mengetahui PIC (Person in Charge) utama dalam sebuah proyek.

Hal ini untuk memastikan akuntabilitas dan kelancaran komunikasi.

PIC bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek, sehingga penunjukan yang jelas akan memudahkan pelaporan, koordinasi, dan pengambilan keputusan, serta meminimalkan kesalahpahaman.

2. Bagaimana Alur Komunikasi dan Pelaporan Progres?

Pahami tahapan penting dan cara pelaporan kemajuan proyek agar dapat dipantau dengan baik.

Anda juga dapat membahas frekuensi pelaporan yang ideal (mingguan/bulanan) dan media yang digunakan (rapat, laporan tertulis) untuk memonitor kemajuan proyek.

3. Bagaimana Prosedur Penanganan Pekerjaan Tambah Kurang?

Sebelum menandatangani kontrak, Anda perlu memahami alur permintaan, persetujuan, dan perhitungan biaya untuk pekerjaan di luar lingkup kontrak awal untuk menghindari sengketa.

Hal ini penting untuk mengetahui potensi pekerjaan tambahan dan bagaimana biaya serta jadwalnya akan ditangani.

4. Bagaimana Penerapan Prosedur Keselamatan Kerja (K3) di Proyek?

Selain itu, Anda juga harus menanyakan tentang penyediaan APD, JSA (Job Safety Analysis), dan izin kerja (work permit) sebagai indikator profesionalisme kontraktor.

Hal penting karena Penerapan prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di proyek konstruksi melindungi pekerja dari risiko kecelakaan dan cedera.

5. Jika Ada Material “Setara”, Apa Kriteria dan Proses Persetujuannya?

Anda sebagai pemilik bisnis, berhak meminta spesifikasi teknis dan persetujuan tertulis sebelum kontraktor mengganti material yang tercantum di penawaran.

Jika ada penggantian material dengan embel-embel “setara”, Anda perlu memastikan kriteria umum yang meliputi standar kualitas, fungsi, dan keamanan.

Proses persetujuannya pun melibatkan verifikasi dokumen, pemeriksaan fisik, dan pengujian untuk memastikan material sesuai dengan spesifikasi dan regulasi yang berlaku.

6. Bagaimana Proses Koordinasi Anda dengan Tim Arsitek dan Sipil?

Sebelum proyek berlangsung, penting untuk melakukan rapat koordinasi rutin antara tim arsitek dan sipil.

Hal ini bertujuan mencegah konflik desain dan pekerjaan di lapangan, yang bisa menyebabkan keterlambatan.

Oleh karena itu, Anda harus menanyakan bagaimana proses koordinasi antara Anda sebagai pemilik proyek bersama tim arsitek dan sipil.

7. Apa Saja Cakupan Garansi Instalasi yang Diberikan?

Anda perlu memahami perbedaan antara garansi produk dari pabrikan dan garansi hasil pekerjaan dari kontraktor, serta durasi masa garansinya.

Garansi produk dari pabrikan, yang umumnya disebut garansi resmi, menjamin kualitas produk dan kerusakan akibat kesalahan produksi.

Sementara itu, garansi hasil pekerjaan dari kontraktor menjamin kualitas hasil pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor, termasuk perbaikan jika ada kesalahan atau kerusakan akibat pekerjaan tersebut.

Durasi masa garansi juga berbeda, dengan garansi produk biasanya lebih pendek (misalnya setahun untuk elektronik).

Sedangkan garansi hasil pekerjaan kontraktor bisa bervariasi tergantung kesepakatan, namun umumnya lebih panjang (bisa beberapa tahun).

Oleh karena itu, Anda perlu menanyakan cakupan garansi instalasi yang diberikan pihak mitra.

8. Dokumen Apa Saja yang Akan Diserahkan Saat Serah Terima Proyek?

Dokumen-dokumen penting seperti As-Built Drawing, laporan hasil tes dan komisioning, serta manual book peralatan sangat penting diperhatikan sebelum serah terima proyek.

As-Built Drawing berisi laporan kondisi sebenarnya dari suatu bangunan setelah selesai dibangun, termasuk semua perubahan yang terjadi selama proses konstruksi.

Sedangkan, laporan hasil tes dan komisioning berisi rincian hasil pengujian dan verifikasi kinerja peralatan atau sistem yang terpasang guna memastikan bahwa semuanya sesuai spesifikasi.

Selain itu, terdapat manual book peralatan yang berisi informasi detail tentang cara penggunaan, perawatan, dan perbaikan peralatan yang terpasang.

9. Bagaimana Prosedur Klaim Selama Masa Pemeliharaan (Retensi)?

Anda perlu mengetahui siapa yang harus dihubungi dan berapa lama waktu respons kontraktor jika terjadi masalah selama masa retensi.

Langkah pertama, pihak yang berhak mengajukan klaim harus memberitahukan secara tertulis kepada pihak yang bertanggung jawab atas pemeliharaan (biasanya kontraktor atau penyedia jasa) mengenai adanya kerusakan atau masalah yang perlu diperbaiki.

Langkah berikutnya, pihak yang bertanggung jawab harus segera menindaklanjuti klaim tersebut dengan melakukan pemeriksaan dan perbaikan sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak.

Selanjutnya, jika perbaikan tidak dilakukan sesuai dengan standar atau waktu yang disepakati, pihak yang berhak mengajukan klaim dapat melakukan pemotongan retensi atau mengajukan klaim jaminan pemeliharaan.

10. Apa Rencana Mitigasi Risiko Jika Terjadi Potensi Keterlambatan?

Jika terjadi potensi keterlambatan, mitigasi risiko  dapat dilakukan dengan memesan material jauh-jauh hari.

Selain itu, Anda dapat menggunakan beberapa pemasok, sediakan buffer waktu pengiriman, dan pantau secara ketat pengiriman.

Oleh karena itu, kontraktor secara proaktif harus mengidentifikasi dan menangani risiko yang dapat mempengaruhi jadwal, seperti keterlambatan pengiriman material atau masalah perizinan.